Privacyverklaring.

Arjan Zondervan, handelend onder de naam AJZ Projectsupport, is verantwoordelijk voor de hieronder beschreven verwerkingen van persoonsgegevens.

Vestigingsplaats: Sommelsdijk, Nederland KvK-nummer: 42172109 E-mail: ajzondervan@ajzprojectsupport.nl Website: https://www.ajzprojectsupport.nl/

AJZ Projectsupport is een eenmanszaak zonder personeel. Deze verklaring gaat over persoonsgegevens van opdrachtgevers, leveranciers, zakelijke contactpersonen en andere betrokkenen bij onze werkzaamheden.

Afhankelijk van het contact of de opdracht verwerken wij:

• Naam, functie en bedrijfsnaam.
• Zakelijk adres, telefoonnummer en e-mailadres.
• Ondernemingsgegevens, voor zover deze persoonsgegevens zijn.
• Factuurgegevens, rekeningnummers en betaalgegevens.
• Informatie in e-mails, contactformulieren, offertes en overeenkomsten.
• Namen en zakelijke contactgegevens in projectplanningen, notulen, urenregistraties en rapportages.
• Gegevens die nodig zijn om vragen, klachten of geschillen te behandelen.

Wij ontvangen deze gegevens van u, van uw organisatie of van betrokken opdrachtgevers en projectpartijen. Waar nodig gebruiken wij openbare zakelijke bronnen, zoals het Handelsregister.

Verstrek geen medische gegevens, burgerservicenummers of kopieën van identiteitsbewijzen wanneer deze niet noodzakelijk zijn.

Contact en offertes

Om vragen te beantwoorden, werkzaamheden te bespreken en offertes op te stellen. Bij een aanvraag door iemand die zelf contractspartij wordt, is de grondslag het voorbereiden van een overeenkomst op diens verzoek. Voor zakelijke contactpersonen gebruiken wij ons gerechtvaardigde belang bij zakelijke communicatie.

Uitvoering van opdrachten

Voor projectcoördinatie, technisch advies, planning, overleg en verslaglegging. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst wanneer u zelf contractspartij bent. Voor gegevens van andere projectcontacten is de grondslag ons gerechtvaardigde belang en dat van de opdrachtgever bij een goede uitvoering van het project.

Administratie en betalingen

Voor facturatie, boekhouding en betalingsverkeer. Dit doen wij voor de uitvoering van overeenkomsten en om te voldoen aan wettelijke administratie- en belastingverplichtingen.

Klachten en geschillen

Voor het behandelen van klachten, innen van vorderingen en beschermen van onze rechtspositie. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een behoorlijke bedrijfsvoering en rechtsbescherming.

Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang wegen wij dit belang af tegen uw privacybelangen.

Als een verwerking op toestemming berust, vragen wij die vooraf. U kunt uw toestemming altijd intrekken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

Wanneer u het contactformulier invult, gebruiken wij de verstrekte gegevens om uw bericht te beantwoorden of uw aanvraag te behandelen. Hiervoor gelden de grondslagen voor contact en offertes uit onderdeel 3.

Onze website wordt gehost bij Vercel. Bij het bezoeken en technisch beschikbaar stellen van een website kunnen technische gegevens, zoals een IP-adres en verzoekgegevens, worden verwerkt.

Wij gebruiken Outlook voor zakelijke e-mail en Knab voor onze zakelijke bankrekening en boekhouding.

Voor zover noodzakelijk kunnen persoonsgegevens daarnaast worden gedeeld met:

• Opdrachtgevers en betrokken aannemers, installateurs, adviseurs en leveranciers.
• Dienstverleners voor hosting, opslag en ICT.
• Een boekhouder of accountant.
• Verzekeraars, verzekeringsadviseurs en juridische adviseurs.
• Incassodienstverleners bij betalingsgeschillen.
• Overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Wij delen uitsluitend gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel. Waar dienstverleners namens ons als verwerker optreden, sluiten wij de wettelijk vereiste verwerkersovereenkomsten.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Wij hanteren de volgende termijnen:

• Vragen, contactformulieren en offertes zonder opdracht: maximaal één jaar na het laatste inhoudelijke contact.
• Losse zakelijke contactgegevens: gedurende de samenwerking en uiterlijk twee jaar daarna, tenzij deze nog noodzakelijk zijn voor een ander hieronder genoemd doel.
• Projectdossiers: in beginsel maximaal vijf jaar na afronding. Noodzakelijke onderdelen kunnen langer worden bewaard vanwege een aantoonbaar aansprakelijkheidsrisico, geschil of wettelijke verplichting.
• Fiscale basisadministratie: zeven jaar volgens de wettelijke bewaarplicht. Als een langere wettelijke termijn van toepassing is, volgen wij die.
• Klachten en geschillen: zolang nodig voor afhandeling en, indien noodzakelijk, gedurende de toepasselijke verjaringstermijn.

Bij een lopend geschil kunnen relevante gegevens langer worden bewaard. Wij verwijderen of anonimiseren gegevens zodra verdere bewaring niet meer nodig is.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik. De maatregelen worden afgestemd op de gegevens en de risico’s.

Vermoedt u misbruik of een beveiligingsprobleem? Meld dit dan via ajzondervan@ajzprojectsupport.nl.

U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Waar de wet daarin voorziet, kunt u ook verzoeken om gegevensoverdraagbaarheid.

U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken.

Deze rechten kennen wettelijke voorwaarden en uitzonderingen. Soms moeten wij gegevens bijvoorbeeld bewaren vanwege een wettelijke verplichting of rechtsvordering. Een eventuele weigering lichten wij toe.

Stuur uw verzoek naar ajzondervan@ajzprojectsupport.nl. Wij controleren uw identiteit op een passende manier en vragen niet standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als wettelijke verlenging nodig is, informeren wij u binnen die maand over de reden en de aanvullende termijn.

Bepaalde gegevens zijn nodig om een offerte uit te brengen, een opdracht uit te voeren of aan wettelijke administratieverplichtingen te voldoen. Zonder die gegevens kunnen wij de betreffende dienstverlening mogelijk niet uitvoeren.

Optionele gegevens hoeft u niet te verstrekken.

Neem bij een klacht over uw privacy contact met ons op via ajzondervan@ajzprojectsupport.nl.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze gegevensverwerkingen of wettelijke verplichtingen veranderen. De versiedatum staat bovenaan. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat nodig is.